Gestión de Proyectos: Ejecución para la Transformación

Se entiende como  proyecto  un proceso temporal, diseñado para llegar a un resultado específico (producto o servicio). Este tiene un inicio y un fin determinados dentro de un tiempo establecido. Dentro del desarrollo de un proyecto debe existir una gestión transversal, que se conecte con todos los actores y etapas de manera integrada. A su vez, al interior de un proyecto  se encuentran roles definidos y tareas predeterminadas.

Identificación del problema,  necesidad u oportunidad.

Al ser un proceso específico, es clave iniciar basándose en preguntas a las que se les busca una respuesta o solución, qué factores inspiran a la ejecución del proyecto en cuestión y desplegar la información que ya se posee, para de esta manera comenzar a  visualizar objetivos:

• ¿Cuál es la problemática, necesidad u oportunidad?
• ¿Todos los involucrados ven la problemática, necesidad u oportunidad de la misma manera?
• ¿Cuál es el origen  del problema, necesidad u oportunidad?
• ¿Cuáles son las consecuencias?
• ¿Cuál es el contexto en el que surge?
• ¿Ha habido problemáticas, necesidades u oportunidades  similares en el pasado o en otro contexto? ¿Cómo se le dio manejo en ese momento?
• ¿Qué aspectos se conocen del problema, necesidad u oportunidad?

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Etapas de un proyecto

A continuación se exponen las etapas desde un enfoque tradicional, pero en la actualidad existen variadas metodologías que se adaptan a las necesidades especificas; se buscan constantemente modelos que se adapten a pequeños y grandes proyectos. 

Etapa 1/Evaluación: En esta primera etapa se define el alcance del proyecto, basándose en la información recolectada de beneficiados y  estado actual del contexto, se evalúan los posibles riesgos y se definen objetivos. También en esta etapa se hace la planeación de aspectos como el tiempo de ejecución y el presupuesto estimado.

Etapa  2/Diseño: Para esta etapa es necesario  realizar el estudio jurídico (Leyes a las que el proyecto se debe acoger), se detallan los planes de acción , se asignan los recursos y se establece el esquema financiero.  

Fase 3/Desarrollo: A continuación en la etapa tres se procede a asignar los roles y responsabilidades entre los involucrados en el proyecto, se coordinan las labores, se aprueban los reguladores e indicadores de gestión y se dan los primeros pasos en el inicio de operaciones. 

Fase 4/Ejecución y Análisis: Para esta etapa las operaciones ya se encuentran en marcha, se hace seguimiento constante a los ‘indicadores de gestión y se realizan acciones de mejora de ser necesario.

Etapa 5/Cierre: En la fase final se mide el impacto del proyecto y se evalúan resultados, errores  y aciertos.

Como se especificó al inicio, la formulación de proyectos tiene un principio  y fin, pero esto no significa necesariamente que las intenciones de dicho proyecto no puedan continuar vigentes, por el contrario estas se pueden transformar en nuevas oportunidades o hacer visibles otras problemáticas. 

Lenguaje de un proyecto.

Este punto es crucial y puede ser decisivo en la aprobación de un proyecto. Es importante ser muy específico con las ideas que se exponen, utilizar un lenguaje comprensible, sencillo, libre de ideas abstractas, sentido figurado, palabras con significados extraños, demasiado impersonal o exageradamente académico. 

Es importante escribir para quienes van  a leer el proyecto: Jurado o Junta Directiva, para quienes es importante conocer puntualmente lo que se quiere ejecutar y la metodología que se quiere implementar.

Siempre hay que  recordar que todo lo que se fórmula en un proyecto debe ser llevado a la realidad, no se debe escribir lo que no se puede cumplir, ya sea por cuestiones económicas, de entorno, de recurso humano o de tiempo.

Cronograma de un proyecto.

Construir un cronograma específico antes de dar marcha a la operación es un paso sumamente importante, pues este será el mapa que indique el paso a paso del proyecto. Para este proceso de construcción, la recomendación es también un lenguaje puntual. Es importante no olvidar manejar un formato de fácil comprensión y que permita indicar actividad, fecha y plan de ejecución. 

Auditoria de un  proyecto

Se conoce este concepto como  aquel proceso estructurado donde se realiza una revisión del cumplimiento de las actividades planteadas al inicio del proyecto, cerciorándose que dichas actividades  cumplan con los estándares de calidad, se ejecuten en el tiempo establecido  y se mantengan bajo las  directrices legales. 

Recomendaciones adicionales 

1. En primer lugar, asegurarse de que todos los involucrados en el proyecto estén enterados de que se cuenta con su participación. Puede significar un retroceso planificar labores  con un recurso humano, técnico o económico que al momento de la ejecución no es posible utilizar.  
2. Es válido recalcar que para la formulación de proyectos es importante ser específico y puntual en el lenguaje. 
3. Si el proyecto responde a una convocatoria pública o interna, es muy importante cumplir con todos los parámetros solicitados para la postulación. (Formatos, adjuntos, formularios, etc.).
4. Por último, si no se es muy experto en la formulación de proyectos, es válido informarse y buscar una asesoría idónea.  

TodoEstadística es una empresa que orienta la toma de decisiones en los proyectos que  desee llevar a cabo; basándose en las mejores técnicas de análisis estadístico  para lograr los resultados más acordes a su preferencia.